Berikut ini adalah 10 Cara Ampuh Membuat Server Anda Lebih Baik yang diambil dari implementasi Voucha di berbagai daerah. Didedikasikan untuk mereka yang telah memberikan pelajaran berharga kepada United Coders dalam penanganan support dan maintenance.
1. Membuat Prosedur (Work Planning)
Buat prosedur standar penanganan masalah pada hardware, software, jaringan, simcard, operator atau modem Anda berdasarkan manual hardware/software/jaringan/operator yang Anda miliki. Buat pula prosedur standar penanganan komplain. Bedakan masalah pulsa tidak masuk karena gangguan dengan masalah karena sistem. Kecil kemungkinan seluruh komponen sistem: hardware, software, jaringan, simcard, operator atau modem anda bermasalah pada saat bersamaan. Kemungkinan itu memiliki istilah: Anda bernasib buruk.
Jangan lupa, informasi kontak yang harus dihubungi jika terjadi problem, supaya Anda atau staff tidak salah sambung. Kalau problem pulsa tidak masuk, kontak pihak Customer Service milik operator atau penyedia host-to-host, bukan ke software developer.
2. Menyusun Denah Sistem (Network Planning)
Buatlah skema yang menggambarkan layout jaringan (LAN), layout perkabelan (wiring), dengan informasi spek untuk masing-masing komputer. Anda bisa menggunakan software Microsoft Visio untuk membuat denah dengan mudah. Kalau Anda tidak terbiasa dengan Microsoft Visio, cukup membuat gambarnya dengan pensil. Pasang di whiteboard atau papan pengumuman di ruangan Anda. Jika Anda punya denah dengan Microsoft Visio, Anda bisa mengirimkan denah jaringan dan perkabelan jika teknisi atau staff support membutuhkan informasi tersebut.
Buat skema yang menggambarkan kondisi jaringan Anda. Buat alokasi IP sendiri, blok IP mana untuk server, blok IP mana untuk router, blok IP mana untuk PC lain, blok IP mana untuk laptop, dll. Jangan gunakan DHCP atau ip dinamik untuk server dan komputer-komputer yang bekerja melayani transaksi. Gunakan blok IP DHCP untuk komputer lain misalnya laptop yang jarang menggunakan kabel karena terkoneksi dengan WI-FI.
3. Gunakan Ruangan Khusus
Pisahkan server dari ruangan customer service, helpdesk, atau frontdesk. Letakkan di tempat yang tidak akan dijangkau oleh si kecil. Jika ruangan Anda kecil, gunakan rak yang bisa menghemat space.
Jangan sekali-kali meletakkan server di frontdesk hanya untuk pamer kepada customer Anda. Server dan sistem Anda tidak membutuhkan pujian dari customer Anda, tapi membutuhkan pengelolaan yang benar dan baik.
4. Supply Listrik yang Tepat (Power Planning)
Jangan sekali-kali menganggap sepele sistem supply listrik. Pelanggaran prosedur ini adalah resiko kebakaran dan rusaknya komponen catu daya (power supply) pada sistem Anda.
Hitung konsumsi daya maksimum untuk masing-masing perangkat listrik, komputer, monitor CRT, monitor LCD, modem GSM, charger handphone, speaker sound system, dan lain-lain. Gunakan power outlet yang sesuai untuk konsumsi daya tersebut. Jangan gunakan power outlet 5A untuk kebutuhan daya 2000 watt.
Power outlet tembaga memiliki konduktifitas paling baik namun cepat panas dan jika case plastiknya jelek akan cepat meleleh. Pakai bahan kuningan lebih baik. Jika Anda bingung, cari saja merek Broco (luar) atau Uticon (lokal). Agak mahal sedikit, tapi jauh lebih kuat.
Mini Circuit Breaker (MCB)
Sebelum membuka jalur supply listrik khusus server dan perangkat lainnya, pasang MCB antara ruangan server dengan kantor. Jika terjadi sesuatu dan menyebabkan lonjakan daya, listrik di kantor Anda tidak akan drop. Siapa tahu, tengah malam pegawai baru Anda menyalakan heater untuk bikin kopi, kabelnya dicolok ke power outlet di ruangan Anda dan bikin lonjakan daya yang cukup tinggi. Kalau seluruh kantor padam, jangan kaget besok Anda ditegur pengelola gedung.
5. Sistem Perkabelan yang Benar (Wiring)
Setiap kabel memiliki nilai hambatan (R) dalam satuan Ohm. Nilainya bisa Anda lihat di bungkus kabel (jacket). Jika kabel membentuk simpul berarti membentuk lilitan atau flux tunggal (N=1) dan memiliki nilai induktansi(L) dalam satuan Henry (H). Jika simpul tersebut ditumpuk, maka akan membentuk induktor dengan N>1. Jangan lupa, listrik PLN itu arus bolak-balik (alternating current) jadi nilai induktansi di tempat gulungan kabel tersebut berdenyut dengan frekuensi 50Hz (frekuensi tegangan PLN) sehingga ada magnetic flux yang berdenyut di area tumpukan kabel tersebut. Dengan demikian beban listrik Anda bertambah menjadi hambatan ditambah induktansi. Itu sebabnya konsumsi daya akan lebih besar ketimbang membuat jalur kabel yang lurus (tidak bergulung).
Tidak percaya? Gunakan obeng testpen yang peka medan listrik dan medan magnet!
6. Gunakan Uninteruptible Power System (UPS)
Ya, jangan serahkan sepenuhnya kepada PLN. Bersiaplah terjadi pemadaman mendadak, karena pasokan listrik PLN memang kurang. Jika terjadi jatuh tegangan, walaupun hanya 100 microseconds, itu waktu yang cukup lama untuk prosesor. UPS yang bagus dapat mengcover jatuh tegangan dengan mulus sehingga tidak terasa jatuh tegangan sama sekali. Namun biasanya cukup mahal. Kemampuan UPS untuk mengcover jatuh tegangan dinamakan nilai Q. Cek spesifikasi UPS yang Anda gunakan dan bandingkan nilai Q untuk UPS tersebut.
7. Selalu Gunakan Limited User
Buatlah user baru dengan group Users (Limited user di Windows XP) dan lakukan pekerjaan sehari-hari menggunakan user tersebut. Gunakan user Administrator untuk keperluan maintenance saja misalnya: install/uninstall software, install/uninstall driver, backup, dll. Repot sedikit tidak apa-apa, hanya makan waktu beberapa detik saja. Ketimbang beresiko sering install ulang Windows yang makan waktu > 45 menit karena kesalahan sepele?
8. Install dan Update Antivirus dan Firewall
Antivirus dan Firewall apa saja cukup baik kalau sering diupdate. Pasang di semua komputer di jaringan Anda. Mungkin Anda sudah hati-hati dalam memindah-mindahkan file. Orang lain bagaimana? Komputer atau laptop orang lain bagaimana? USB flashdisk orang lain bagaimana?
9. Lakukan Maintenance Berkala (Scheduled Maintenance)
Untuk maintenance yang tidak membutuhkan reboot server bisa dilakukan kapan saja antara lain: update Windows Server 2003, membersihkan folder temporary dan cache, defragmentasi harddisk, atau incremental database backup. Untuk maintenance yang membutuhkan reboot server sebaiknya dijadwalkan beberapa hari sebelumnya misalnya: update service pack, optimasi registry, dll. Untuk full database backup bisa dilakukan pada malam hari karena tidak membutuhkan downtime yang lama.
10. Pekerjakan Tenaga Administrator
Jika Anda tidak memiliki keahlian yang cukup, Anda bisa mempekerjakan tenaga Administrator yang melek administrasi sistem. Sebetulnya tidak perlu orang yang sangat ahli atau pintar segala bidang, yang penting bisa tahu di mana letak masalahnya, bisa mengkomunikasikannya dan bersedia bekerja sama. Mampu menggunakan browser, mengirim email atau chat sudah mutlak. Jangan salah, sering ditemukan lulusan S1 Teknik Informatika yang tidak bisa menggunakan browser. Tapi lulusan SMU atau SMK malah lebih menguasai bidang tersebut.
Nah, Anda tentu menemukan banyak hal sepele yang sering diabaikan dalam mengelola server sendiri. Bisa jadi karena Anda sibuk dengan masalah stok dan penjualan sehingga sistem terlantar.
Sistem komputer bukan cuma soal CPU, RAM, harddisk, jaringan, software. Tapi juga soal perkabelan, supply listrik, dan jangan lupa manusianya (brainware). Lebih dari 80 persen kerusakan adalah akibat kecerobohan manusianya (human error), sisanya terjadi pada perangkat hardware dan software.
Telantarkan sistem komputer Anda, maka mereka akan membuat anda sakit kepala. Sayangi sistem komputer Anda dan mereka akan bekerja menghasilkan uang banyak untuk Anda.
Semoga server Anda awet, transaksi lancar dan naik terus, dan bisnis Anda sukses! 
